CND, CRF e CNDT: por que as três certidões vencem em datas diferentes

A CND federal vale 180 dias contados da emissão. A CNDT, a certidão da Justiça do Trabalho, também vale 180 dias. O Certificado de Regularidade do FGTS vale 30 dias. As três aparecem juntas na habilitação de uma licitação, e é natural tirá-las no mesmo dia. Só não vencem no mesmo dia.

CND federal: 180 dias, para a matriz e as filiais

A certidão de regularidade perante a Fazenda Nacional é uma só, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela cobre os tributos federais administrados pela Receita, inclusive as contribuições previdenciárias, e a Dívida Ativa da União. Pelo artigo 10 da Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, as certidões emitidas na forma da portaria têm prazo de validade de 180 dias contado da emissão.

Dois detalhes da mesma portaria evitam retrabalho:

• Vale para a empresa inteira. A certidão emitida para pessoa jurídica é válida para o estabelecimento matriz e suas filiais (art. 3º). Não é preciso uma por CNPJ de filial.
• A positiva com efeitos de negativa serve igual. Quando há débito ainda não vencido, em cobrança com penhora feita ou com a exigibilidade suspensa (um parcelamento em dia é um exemplo), sai a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (art. 5º). Pelo artigo 206 do Código Tributário Nacional ela tem os mesmos efeitos da negativa, e pela portaria tem o mesmo prazo de 180 dias. A que não serve é a Certidão Positiva de Débitos, a do artigo 6º: ela registra a pendência e fica fora da regra dos 180 dias.

CRF do FGTS: 30 dias, renovável a partir do quinto dia antes

O Manual de Regularidade do FGTS, publicado pela Caixa, fixa no item 2.7.1 que o CRF é válido em todo o território nacional pelo prazo de 30 dias contados da data de sua emissão. O item seguinte diz quando dá para renovar: a partir do quinto dia anterior ao vencimento, desde que a empresa continue regular.

Renovar antes do fim não faz perder o certificado anterior. O manual prevê que, na renovação antecipada, o empregador fica com dois certificados vigentes, e o anterior passa ao histórico, consultável para verificação de autenticidade pelos 24 meses seguintes, mantidos os efeitos legais.

A lista de onde o CRF é obrigatório está no artigo 27 da Lei 8.036/1990, e a primeira situação dela é a habilitação em licitação promovida pela administração federal, estadual ou municipal.

CNDT: 180 dias, e o que impede a emissão

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas foi criada pela Lei 12.440/2011, que incluiu o artigo 642-A na CLT. É emitida pela Justiça do Trabalho, de graça e pela internet, e o parágrafo 4º do artigo fixa o prazo de validade em 180 dias, contado da data da emissão.

Ela não sai quando constar em nome da empresa o inadimplemento de obrigação fixada em sentença trabalhista transitada em julgado, em acordo judicial trabalhista, ou em acordo firmado perante o Ministério Público do Trabalho ou Comissão de Conciliação Prévia. Se o débito estiver garantido por penhora suficiente, ou com a exigibilidade suspensa, sai a Certidão Positiva de Débitos Trabalhistas, com os mesmos efeitos da CNDT.

Como a CND federal, ela vale para a empresa inteira: certifica todos os estabelecimentos, agências e filiais.

Por que tirar as três no mesmo dia e ainda assim ter uma vencida

A Lei 14.133/2021, a lei de licitações, lista no artigo 68 o que compõe a habilitação fiscal, social e trabalhista: entre outros itens, a regularidade perante a Fazenda federal, estadual ou municipal, a regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS, e a regularidade perante a Justiça do Trabalho. Na prática, as três certidões deste artigo.

Emitidas juntas em 2 de março, a CND e a CNDT valem até o fim de agosto. O CRF vale até o começo de abril. Um edital com sessão marcada para maio encontra a pasta com duas certidões válidas e uma vencida, e é a vencida que decide.

O mesmo acontece fora da licitação. Cadastro de fornecedor em empresa grande, renovação de contrato com órgão público, pedido de financiamento: quem pede as três quer todas válidas na data da entrega, não na data em que foram tiradas.

E as certidões estaduais e municipais?

Cada estado e cada município fixa o prazo da sua certidão de débitos, e ele pode ser diferente de um lugar para outro. Não há regra nacional para elas. O que vale é a data de validade impressa na própria certidão, que é o único lugar onde ela está garantidamente certa.

Por isso um controle de certidões precisa de duas lógicas convivendo: nas federais, o vencimento se calcula a partir da data de emissão; nas estaduais e municipais, ele se lê do documento. É uma das seis lógicas de prazo descritas em controle de vencimento de alvarás e licenças.

Um jeito de organizar

• CRF: emitir perto do uso, e renovar a partir do quinto dia antes do vencimento quando a empresa precisar dele o tempo todo.
• CND federal e CNDT: renovar juntas, com folga, porque uma pendência que impeça a emissão leva tempo para resolver: um débito a parcelar, uma declaração a retificar, um acordo trabalhista a quitar.
• Estaduais e municipais: registrar a data que está no documento, e não uma estimativa.
• Em todas: guardar o histórico. Numa discussão sobre um contrato antigo, o que prova a regularidade é a certidão que valia na data da assinatura.