Controle de vencimento de alvarás e licenças: onde a planilha falha

Uma planilha de vencimentos trata todo documento do mesmo jeito: uma linha, uma coluna de data, uma cor quando está perto. O problema é que os documentos de uma mesma empresa não vencem pela mesma lógica. Uns valem o que está impresso no papel, outros um número fixo de dias desde a emissão, outros só podem ser entregues dentro de uma janela do calendário. E um controle que só tem a coluna da data não enxerga justamente o documento cuja regra não cabe nela.

As seis lógicas de prazo que convivem na mesma empresa

Num escritório que cuida de dezenas de clientes, estas seis aparecem todas, e podem aparecer no mesmo CNPJ:

Uma coluna de data dá conta da primeira linha e, com algum esforço, da segunda. As outras quatro exigem outra coisa: saber de onde o prazo é contado, quando a janela abre, o que dispara a obrigação. É nelas que o controle por data falha.

A certidão que vence antes de todas

As três certidões que andam juntas na habilitação de uma licitação não valem o mesmo tempo. A CND federal e a CNDT valem 180 dias contados da emissão. O Certificado de Regularidade do FGTS vale 30 dias.

A consequência aparece em qualquer controle feito por rodada. Quem confere as certidões dos clientes uma vez por trimestre vai encontrar o CRF vencido na maior parte das vezes, mesmo com a empresa em dia com o FGTS. Não é inadimplência, é o calendário do documento. Por isso a regra mais útil é também a mais simples: CRF se tira perto do dia em que vai ser usado, não se guarda.

O prazo que importa não é o do carimbo

Em alguns documentos, a data que decide não é a do vencimento: é a do protocolo da renovação. O caso mais claro é o licenciamento ambiental. Pela Lei Complementar 140/2011, a renovação da licença deve ser requerida com antecedência mínima de 120 dias da expiração do prazo de validade. Pedida a tempo, a licença fica automaticamente prorrogada até a manifestação definitiva do órgão ambiental.

Uma Licença de Operação que vence em 15/12 tem, na prática, prazo real em meados de agosto, e um painel que mostra só a data do carimbo avisa quatro meses tarde, quando a renovação já não garante a prorrogação automática. Mais sobre isso em renovação da Licença de Operação.

A mesma lógica vale, com números diferentes, para o que depende de vistoria. Alvará que exige Corpo de Bombeiros, licença sanitária com inspeção: o prazo real é o da vistoria, e ela não acontece no dia seguinte ao pedido.

"Prorrogado" é uma situação, não um detalhe

Voltando à licença ambiental: depois de protocolada a renovação no prazo, a data impressa na licença passa, e a licença continua valendo. Uma planilha que só conhece a data vai pintar essa linha de vermelho, e o escritório passa a conviver com um alarme falso permanente.

O custo do alarme falso é maior do que parece. Quando a coluna de vencidos tem sempre alguma coisa que "na verdade está ok", ela deixa de ser lida. E o dia em que houver um vencido de verdade, ele vai estar no meio dos que ninguém olha mais.

A janela que fecha e não reabre

O Relatório Anual de Atividades do IBAMA não tem vencimento. Tem janela: é entregue entre 1º de fevereiro e 31 de março, com os dados do ano anterior. Uma planilha que registra "RAPP — vence 31/03" até funciona. O que ela não faz é avisar em fevereiro que a janela abriu, e é aí que o relatório deveria começar a ser preparado.

Periódicos têm o problema oposto: não há um documento para guardar, há uma obrigação que volta. A TCFA do IBAMA é devida por trimestre. Numa planilha, ou alguém cria uma linha nova a cada trimestre, ou a linha antiga é sobrescrita e o histórico some.

O que um controle de vencimentos precisa ter

Seja em planilha, seja em sistema, estes são os campos que separam controle de lista de datas:

• A natureza do prazo de cada documento, e não só a data. É ela que diz se o vencimento se calcula, se se lê do papel ou se depende de uma janela.
• A data de protocolo, além da data de vencimento. Onde a norma exige antecedência, é o protocolo que decide.
• A situação "protocolado" ou "prorrogado", para o documento em renovação não aparecer como vencido.
• Um responsável por cliente. Alerta que vai para todo mundo não é lido por ninguém. Quem cuida da empresa recebe os vencimentos dela.
• Alertas escalonados. Um aviso com meses de antecedência para o que depende de vistoria, e outro perto do fim para a certidão que se tira na hora.
• O histórico. Na fiscalização, o que prova a regularidade é o documento que valia à época. Renovar não pode apagar o anterior.

Planilha ou sistema?

Para poucos clientes, uma planilha bem montada resolve, desde que tenha as colunas acima e alguém que a abra toda semana. O ponto de virada não é o tamanho da carteira. É quando a planilha passa a depender da memória de uma pessoa para funcionar: lembrar que aquele CRF se tira na véspera, que aquela licença já foi protocolada, que a janela do RAPP abre em fevereiro.

O catálogo do Alvará em Ordem lista os documentos que o sistema acompanha, cada um com a sua regra de prazo. Vale consultar mesmo para montar uma planilha: é uma lista pronta para conferir o que ficou de fora.